Organiser un événement professionnel, comment communiquer ?

Organiser un événement avec plusieurs personnes autour d'un buffet

Comment planifier et organiser un événement professionnel ?

Organiser un événement professionnel ne s’improvise pas, si l’on veut être efficace. Il faut penser, cibler, développer, préparer, communiquer… bien des étapes à suivre et de manière organiser pour réussir. Que ce soit une réunion, un séminaire, un workshop, un salon, une soirée d’entreprise, des portes ouvertes… il faut planifier.

Pourquoi organiser un événement ?

Pour faire le point avec ses employés, pour se faire connaitre, pour annoncer une nouveauté, pour se recentrer sur les objectifs de l’entreprise… il y a bien des raisons pour répondre à cette question. A vous de déterminer votre objectif : informer, remercier, célébrer, récompenser, motiver, attirer, annoncer …

Quelles sont les étapes-clés ?

Du côté de votre entreprise

Définir ses objectifs – Estimer un budget – Choisir une date et un lieu – Déterminer le contenu, le sujet de l’événement

Du côté de l’événement,

Choisir des prestataires : vous n’avez pas le temps d’organiser ? vous pouvez faire appel à des prestataires qui s’occupent de tout, ou bien qui vous propose des prestations à la carte.

Pensez au partenariat, très pratique car il réduit considérablement votre budget. Il s’agit un échange en terme de visibilité. Vous mettez en avant le prestataire/partenaire lors de votre événement ; et dans l’autre sens, il communique sur votre entreprise ou bien il vous propose une prestation gratuite ou à prix réduit selon les services proposés. Quoiqu’il arrive, lorsqu’il s’agit d’un événement, la communication se fera automatiquement sur les réseaux notamment. N’hésitez pas à conclure un contrat de partenariat en définissant bien les conditions pour chaque partie.

Préparer la décoration et le buffet

Rendez votre événement encore plus prestigieux et faites apprécier ce moment avec un bon champagne à vos invités si le budget vous le permet.

Communiquez avant, pendant et après votre événement !

Communiquer à l'avance, mais pas trop

Le print

Préparer des flyers, des affiches. Pour parler un peu budget, les affiches sont d’autant plus efficace que les flyers si elles sont bien placées. Le flyer finira souvent dans un tiroir, ou sera carrément jeter. De manière générale, les gens ont le réflex “téléphone”, c’est-à-dire qu’ils vont facilement consulter le site web à la vue de l’affiche, ou même prendre en photo l’affiche.

Le mailing – newsletters

Selon l’ampleur que vous souhaitez donner à votre événement, vous pouvez communiquer sous forme de mailing (pas de ciblage) ou de newsletters (ciblage précis, clientèle). Quelques semaines ou mois avant, envoyer l’information. Vous pouvez également envoyer un rappel la semaine précédente.

La communication digitale

Annoncer votre événement sur votre site web, sur les réseaux sociaux. Sur le site web, cela permet de concentrer toutes les actualités vous concernant. Même d’une année sur l’autre, les visiteurs peuvent espérer que vous renouveliez l’événement et cela leur donne un point de repère, une période de présence.

Communiquer aussi pendant votre événement

Pendant votre événement, mettez en place un visuel impactant, on appelle ça la PLV, la publicité sur lieu de vente.

Les visuels sur place

On utilisera des pancartes, des banderoles, pourquoi pas un vidéo-projecteur selon le discours que vous avez à tenir, en affichant bien évidemment votre identité lors de la projection. Vous pouvez également penser au fameux kakémono ou roll-up. Il s’agit d’une affiche ou un panneau imprimé sur un support souple et plastifié et pouvant être déroulé ; pratique pour le transporter.

Publier en direct sur les réseaux sociaux

Attirer le client virtuellement, montrer que votre événement plaît. Le direct à de nombreux avantages. Il améliore notamment votre visibilité sur les réseaux. Il permet aussi, à ceux qui n’ont pu être présent, de se dire, “la prochaine fois je viens” !

Des objets et papeterie personnalisés

Si vous jouez le jeu jusqu’au bout, vous pouvez glisser sur les tables de la papeterie personnalisée, comme votre logo sur des étiquettes pour les bouteilles, ou même offrir des cadeaux personnalisés avec des gourmandises ! Un souvenir emporté, qui ne s’oubliera pas !

Faites le point après votre événement

Le bilan

Une fois l’événement fini, ne pensez pas que vous avez terminé. Il faut évaluer l’efficacité de tout ce que vous avez mis en place.Il faudra aussi faire le point quelques mois après car pensez bien que les “retombés” ne se font pas toujours de suite ! Les gens découvrent, profitent et se décident ensuite.

Remercier les invités

Également, pensez à remerciez les invités avec une newsletter par exemple. Lancez ou relancez une offre, une réduction pour les participant.

Partager votre réussite

En publiant sur les réseaux sociaux, vous pourrez attirer une fois de plus toute la communauté qui étaient présentes et qui espérons-le, y laissera quelques mots doux, et ainsi mettre en avant la réussite de cet événement.

Vous savez à présent comment organiser un événement professionnel !
Et n’oubliez pas de publier des photos de l’événement sur votre site internet, et cela vous donne un support visuel pour la prochaine fois. Et vous pourrez aussi donne envie à ceux qui ne sont pas venus pour la prochaine fois !

Nous restons disponible par mail ou téléphone si vous souhaitez échanger autour de la communication de votre événement.

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