Les outils bureautique en Entreprise

Ordinateur outils bureautique

La bureautique, connaissez-vous ce terme ?

La bureautique est un terme relativement moderne et bien souvent mal compris. Ce terme s’explique dans le Larousse comme étant « l’ensemble des techniques informatiques qui facilitent le travail de secrétariat ». Mais, avec l’arrivée de la digitalisation et le télétravail, cette définition s’est développée et regroupe aujourd’hui, tous les outils qui permettent d’améliorer le travail et l’organisation d’une équipe et d’une entreprise dans sa globalité.

La bureautique : une gamme d’outils variés au service de l’entreprise et de son organisation

La banalisation de l’utilisation des ordinateurs en entreprise, qu’elle que soit sa taille, a permis également la mise en place d’outils, de logiciels, comme le traitement de texte et le tableur pour les plus connus.

Ces deux expressions « barbares » désignent des fichiers de type Excel et Word (les marques de Microsoft sont devenues des termes usuels en moins de 20 ans) ! Ils vous permettent de mettre en place tout le suivi de votre entreprise. Vous avez un tableau de bord à créer, eh bien Excel ou tout autre outil de type tableur vous le permet.

Bien sûr il existe un panel important d’autres logiciels comme celui pour les messageries, les Drive, les gestions commerciales, les logiciels de dessin, ….

De plus en plus de ces outils sont en ligne et permettent de s’adapter simplement à un travail collaboratif.

Référence : Blog du modérateur

Qui utilise la bureautique en 2021 ?

La bureautique est le point central pour un travail efficace au sein d’une entreprise, aussi petite soit-elle ! Vous souhaitez mettre en place des outils de gestion performants, des documents commerciaux ? Vous voulez unifier vos documents et créer un modèle de courrier afin que vos clients vous reconnaissent ? Peut-être avez-vous besoin de faire un CV ? Le traitement de texte et le tableur vous sont indispensables. Quid de vos tableaux de bord, de votre feuille de caisse ?

Mais avant toute chose, savez-vous où sont stocker vos fichiers ? Combien de temps mettez-vous à trouver un document sur votre ordinateur ? Quel est le temps passé à transmettre un document ? Comment scanner un document ? Et tant d’autres questions qui à peine posées se terminent en crise de nerf ou énervement !

Les réponses arrivent d’elles-mêmes lorsque vous prenez conscience que vous maîtrisez mal l’environnement de travail Windows, la notion de dossier, de fichiers.

Eh oui même encore aujourd’hui, ces notions restent un problème pour beaucoup de personnes qui « ne sont pas nées avec l’informatique ».

La bureautique c’est aussi maîtriser son environnement de travail. Ainsi, vous avez besoin de mettre au point un système de classement certes, mais aussi vous devez aussi structurer tous l’arborescence de vos dossiers.

En conclusion, la bureautique est partout autour de vous dès lors que vous avez besoin de structurer de façon informatique votre environnement de travail quotidien.

Est-il nécessaire de se former à la bureautique ?

femme se formant à la bureautique

Nous entendons souvent dire que les jeunes connaissent tout cela parce qu’ils sont nés avec et qu’ils savent tout.

Effectivement, le monde de la formation professionnelle continue voit diminuer de manière conséquente les demandes de formation sur Word, Excel, Powerpoint, l’environnement Windows. Avec l’arrivée de la suite Google qui met la bureautique gratuite et performante au service de l’individu, tout semble aller de soi et la formation devient obsolète.

Mais soyez vigilants car apprendre à utiliser de manière empirique des logiciels de bureautique va vous demander énormément de temps à passer d’une part sur les outils eux-mêmes, mais également sur les tutoriels à disposition sur internet.

Et il vous paraîtra fastidieux de trouver le fil conducteur qui vous donnera une vision globale de ce à quoi vous tendez.

Alors oui ! La formation est nécessaire ! Elle vous permet de gagner un temps précieux en bénéficiant de formateurs, de formatrices qui ont de l’expérience et qui ont été échaudés à certaines erreurs. Ils ou elles savent par où vous passez et savent vous donner confiance. Si vous allez vers des centres de formation de type Chambre de métiers, vous apprendrez efficacement grâce au professionnalisme des formateurs et des formatrices.

Il existe, au sein des Chambres de métiers une formation diplômante reconnue qui intègre un module bureautique de 16 journées.

logiciel Gratuit ou payant ?

Que vous choisissiez une suite bureautique payante ou gratuite, vous serez obligé/es de structurer votre entreprise en utilisant ces suites et pour longtemps.

Des professionnels peuvent vous orienter en fonction du type d’entreprise et de l’évolution que vous voulez donner à votre entreprise.

La bureautique et la création de site internet

Il apparaît essentiel de connaître et de maîtriser les outils bureautiques si vous souhaitez créer votre site internet. En effet, les manipulations de fichiers sont nombreuses et variées. Elles demandent de connaître parfaitement l’environnement Windows et les notions de fichier et de dossier ainsi que les extensions de fichiers PDF, JPEG, PNG. La préparation des pages de vos sites requiert de la structuration et de l’organisation. Vous avez besoin de savoir ce qu’est une hiérarchisation de texte, une arborescence de dossiers.

En fait, mieux vous possédez les bases de la bureautique, plus vous serez à l’aise dans la mise en place de votre site.

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