Le Drive un produit récent
Le Drive est un cloud (nuage en anglais). Il peut enregistrer tous vos documents dans un endroit (appelé serveur) sur internet. Cela vous permet de les récupérer, modifier et utiliser à tous moments, n’importe où sur la planète. Le Drive a été associé à Google depuis 2012, date à laquelle le principe a été créé par Google. Depuis, il a fait des émules et aujourd’hui, le mot Cloud (nuage en français) devient un système banalisé de stockage de données.
Définition
Le Drive est donc un espace dédié à votre nom via votre adresse mail pour y enregistrer tous vos documents dans un endroit appelé serveur sur le web. Ainsi, vous pouvez créer, utiliser, modifier, transférer ou récupérer ces fichiers (documents, tableaux, photos, vidéos,…), à tout moment, où que vous vous trouviez dans la mesure où vous bénéficiez d’une connexion internet.
L'intérêt du Drive
Le Drive a plusieurs intérêts dont le principal est d’avoir accès à vos données stockées partout où vous vous trouvez via une connexion internet de bonne qualité.
La qualité majeure de ce genre d’outil est le partage de documents avec des collaborateurs. Dans un premier temps, l’arborescence des dossiers de l’entreprise est créée de manière logique et compréhensible pour tous les utilisateurs. Chaque collaborateur conserve un Drive « privé » sur lequel il peut stocker des éléments qui lui sont propres.
Le « Drive partagé » est celui sur lequel le travail d’équipe s’effectue. L’avantage le plus important est la mise à disposition des données en instant T.
Et il est également possible de récupérer un fichier, de le modifier et de travailler à plusieurs dessus. Bien sûr quelques règles s’imposent pour un travail en bonne entente.
La gratuité
L’accès à un Drive est la majeure partie du temps payante. En effet, si vous utilisez un Drive de votre fournisseur d’accès Internet, vous n’y avez droit que grâce à votre abonnement mensuel. Idem pour le Drive Microsoft, vous n’y accédez que parce que vous avez acheté une licence.
Google permet d’obtenir un Drive gratuit, mais attention aux conditions d’utilisation et à la protection de vos données. La gratuité vous permet de tester ce système de stockage de données. Par contre, vous ne disposez que de 15 Giga octets. Cela peut être suffisant pour des petites structures ou bien si vous ne générez que peu de documents.
Mais dès que l’entreprise ou l’association est plus conséquente, il deviendra nécessaire de passer à un espace payant par utilisateur. Le coût reste abordable.
Et les inconvénients ?
Ce système qui au demeurant semble pratique et sûr présente cependant des inconvénients non négligeables. En effet, la confidentialité et la sécurité des données peuvent être mises à mal par le piratage et des évènements impondérables (exemple de l’incendie chez OVH). Les données sont hébergées en dehors de l’entreprise. Cette dernière doit cependant rester maître de ses sauvegardes et de la récupération de ses données.
Elle devient dépendante d’un tiers et si elle souhaite des fonctionnalités plus spécifiques, il peut être difficile de convaincre le fournisseur de lui faire développer ces nouveautés. De plus, le coût peut s’avérer devenir très important.
Drive ou pas drive ?
Il ressort que les avantages d’utiliser le Drive sont plus importants que les inconvénients surtout si chacun prend ses responsabilités. Le travail collaboratif s’est beaucoup développé depuis deux années et le Drive permet que tout se déroule du mieux possible pour tous les collaborateurs.
Rester vigilant à la protection des données et aux sauvegardes, penser à modifier régulièrement les mots de passe, bien gérer l’arborescence des dossiers et vous pouvez travailler dans une sécurité et un confort appréciables.
Les logiciels associés
Quel Drive choisir ? Google Suite, Microsoft Office, Omnispace, les drive de vos fournisseurs d’accès…
Il est important de choisir avec attention son Drive car vous allez y stocker des données plus ou moins confidentielles. Etudiez bien vos objectifs et ce que vous voulez en faire. Faites appel à un conseiller technique si vous manquez d’assurance et de connaissance dans le domaine. Vous pouvez également suivre des formations dédiées à ce sujet.