Digitaliser son entreprise ou l’art de travailler sans papier

Digitaliser son entreprise - ordinateur vs carnet

La digitalisation au sein même de l’entreprise fait parler depuis quelques années. C’est une des clés de la réussite dirons certains. D’autres s’imaginent que c’est la fin du papier.
C’est avant tout une autre façon de travailler, de s’organiser et de partager des données.

Digitaliser son entreprise ? C’est quoi ?

Il s’agit tout simplement de passer son entreprise au tout numérique en mettant en place différents processus. Cependant, ce passage ne peut pas se faire brutalement. On parle plutôt d’une transition au cours de laquelle chacune et chacun d’entre nous pourra évoluer et faire évoluer sa façon de travailler.

Comment intégrer efficacement le digital au sein de son entreprise ?

C’est une réflexion à court, moyen et long terme. Cela va permettre à l’ensemble des acteurs de s’impliquer, de s’habituer et éventuellement se former aux nouveaux outils.
Elle concerne aussi bien le fonctionnement interne à l’entreprise que les relations externes.

On peut noter 3 pôles qui s’articulent donc autour de

  • rapports entre les employés
  • relations entre les employés et les équipes décisionnaires
  • relations avec les prospects et les clients

Digitaliser pour évoluer

L’idée première est de faciliter le travail en entreprise. C’est donc en priorisant et en optimisant le travail collaboratif que l’évolution pourra opérer.
L’implication et la rigueur sont primordiales pour mener à bien le projet lié à la digitalisation.

Plus de papier alors ?

En fait la digitalisation, c’est effectivement l’abandon du papier. Mais pas seulement !

Avant de supprimer le papier, vous pourriez peut-être réfléchir à mettre en place un site web de qualité, avec un bon référencement qui vous permettra d’avoir une bonne visibilité.
Mais la première chose à créer et/ou optimiser est votre fiche Google My Business, véritable « carte d’identité numérique » de votre entreprise.

Parallèlement, vous pourriez opter pour la fidélisation de votre clientèle. L’utilisation d’un fichier qualifié, vous permettra d’établir et d’entretenir des relations régulières et qualitatives avec vos clients. La newsletter est sans aucun doute l’outil le plus adapté. Et un petit conseil : inutile de dépenser des sommes astronomiques dans l’achat de fichiers inadaptés !

Un autre axe de la digitalisation est le travail collaboratif. Travaillez dans le cloud !
De nombreuses solutions existent. Parmi les plus connues il y a bien entendu la suite Office 365 et également l’environnement Google Workspace. Entre autres.
Ces 2 solutions vous permettront d’accéder aux outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation de diaporamas, agenda, messagerie, espace de stockage…)
Ces outils intègrent maintenant des possibilités de travail collaboratif offrant l’avantage de partager des données et de travailler à plusieurs sur un même projet de façon complètement dématérialisée.

La sécurité au centre du numérique

Enfin, nous ne nous pourrions pas parler du numérique sans aborder le sujet de la sécurité.

En effet, pour être efficace et surtout serein, vous devez impérativement protéger et dupliquer vos données.
Partager avec vos clients et vos collaborateurs implique de travailler en sécurité.
Vous devez protéger vos données mais aussi celles que vous collectez !

Pour conclure, passer au tout numérique n’est pas insurmontable mais demande une planification et une réflexion.
Et gardez à l’esprit que digitaliser son entreprise c’est aussi communiquer !

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